Gestión de compras
LA FORMA INTELIGENTE DE COMPRAR
¿Las Compras de tu empresa son como tú desearías?
Contesta estas 3 preguntas y compruébalo
¿En ocasiones el proveedor negocia con el usuario sin que pase por el departamento de compras?
Descubriendo el detalle de lo que pasa en general en las empresas
En España, el 70% de los Directores de Compras tienen, aunque sea un proveedor que negocian con las áreas usuarias sin contar con ellos.
En un 30 % de las empresas en España, el proveedor negocia directamente con el usuario.
En un 50% de las empresas en España, las compras ya están gestionadas por Compras, pero aún existen áreas muy específicas o de compras concretas, en las que Compras no participa. (La Administración Pública Española se encuentra en esta agrupación)
Apenas un 20% de las empresas en España, obligan a los proveedores a vender sus productos utilizando el canal establecido por Compras.
¿Cuáles son los problemas que existen si el proveedor negocia o contacta directamente con las áreas usuarias?
Pérdida de Control del Gasto
Los acuerdos y negociaciones que el proveedor obtenga en forma directa con las áreas usuarias difícilmente son conocidos por el Director de Compras y lo más probable que estas compras se desconozcan hasta el momento en que se recibe la factura.
Para realizar un buen control presupuestario del Gasto, lo primero que se necesita es garantizar que se compra por un valor menor o a lo sumo igual a lo presupuestado. Si se cierran compras sin este control, es imposible que se pueda cumplir con el presupuesto.
Lo más probable es que recién en el momento de recibir las facturas sea cuando se sepa que se ha hecho una compra sin la aprobación del Departamento de Compras.
Acuerdos y negociaciones ineficientes
Los acuerdos que se lleguen con el proveedor sin pasar por Compras, nunca podrán ser tan buenos como los que se hace con la participación de Compras, dado que no se tiene la visión de Conjunto de toda la Empresa.
La falta de una visión general puede ocasionar los siguientes problemas:
- El proveedor ofrece distintos precios del mismo producto a las distintas áreas usuarias.
- El área usuaria que negocia con el proveedor no sabe si está perjudicando a otra área usuaria.
- Se pierden oportunidades de descuentos por volumen, etc.
- Pueden generarse situaciones de competencia entre las distintas áreas que en definitiva perjudican a los objetivos globales y sólo beneficia al proveedor.
Cómo solucionar este problema
La solución pasa por tener la Gestión de Proveedores unificada porque:
- Podremos negociar el mejor precio para todos los productos o servicios y para todas las áreas usuarias.
- Se podrán establecer acuerdos marcos mucho más ventajosos y que se vayan mejorando a medida que se aumenta el conocimiento y se estrecha las relaciones con el proveedor.
- Se tiene toda la información Completa del Proveedor. Productos y servicios que presta, calidad de los mismos, opinión de otras áreas respecto al proveedor y a sus productos, etc.
- Único canal de comunicación y de negociación con el proveedor.
Se Unifica el marco de relación con el proveedor por lo que se consigue que todas las áreas de la empresa que trabajan con el proveedor se beneficien de las mejoras y del marco de colaboración.
En definitiva, la unión hace la fuerza en la gestión de proveedores.
¿Dispones de toda la información de tus proveedores correctamente organizada?
En parte, sí. Tengo información general del proveedor, de su situación económica y la información que suelo solicitar en el proceso de homologación, pero mucha de ella no la tengo actualizada.
Existe dentro de mi empresa, áreas que poseen información específica o técnica que no conozco. En ocasiones, cuando solicito a las áreas usuarias información de algún proveedor, me sorprendo del profundo nivel de conocimiento que existe en la empresa de los proveedores, basada fundamentalmente en la experiencia de trabajar con ellos.
Descubriendo el detalle de lo que pasa en general en las empresas
Más del 70% de las empresas españolas no tienen un proceso de homologación de proveedores. De aquellas que, si lo tienen, sólo el 20% actualiza la información anualmente.
Las áreas usuarias son las que mejor conocen al proveedor, sin embargo, en menos del 30% comparten esta información con otras áreas o con Compras o Finanzas.
¿Qué ocurre realmente?
No se tienen definidos criterios unificados para aceptar a empresas como proveedor.
- Generalmente los departamentos de finanzas utilizan criterios generales para cualquier tipo de proveedor, que al final son más un problema que una solución y las áreas usuarias tienen criterios basados en el producto o servicio y no es el proveedor.
- La información de los proveedores no se encuentra centralizada, por lo que cada área de la empresa posee un conocimiento parcial de los proveedores y no es compartida.
- La adjudicación de un contrato a un proveedor, no se hace teniendo toda la información disponible, por lo que la decisión puede no ser la mejor o hasta es posible ser una decisión equivocada.
Cómo solucionar este problema
La solución es la implantación de la gestión de proveedores de forma centralizada desde el departamento de Compras, donde se mantenga actualizada toda la información de cada uno de ellos y se actualice sistemáticamente consultando a todas las áreas de la empresa con las que se tenga relación con el proveedor, al mismo proveedor.
Incorporar un proceso de homologación permitirá implantar criterios coherentes para la aceptación del proveedor, según sea el servicio o producto que se adquiera.
¿Recibes facturas que no sabes de dónde proceden?
En ocasiones me llegan facturas que tengo que validar que no se a que corresponden. Suelen ser facturas de un servicio que ya se ha realizado. En general la factura es correcta, sólo que Compras no tenía constancia de ese gasto.
Descubriendo el detalle de lo que pasa en general en las empresas
¿Qué ocurre realmente?
Se pierde control del gasto, dado que las áreas usuarias, al conocer sólo una parte del presupuesto de Gastos, no son conscientes de que gastan más de lo que se tiene presupuestado.
Una factura recibida en un momento inoportuno, puede crear un problema inesperado de tesorería. Si existen penalizaciones por incumplimiento en los pagos, las consecuencias pueden ser desde una penalización económica hasta la suspensión de un servicio.
Los esfuerzos del Director de Compras por cumplir los objetivos de reducción de gastos pueden verse truncados por una compra no planificada.
Cómo solucionar este problema
La solución es la gestión de la Compra de principio a fin, en forma centralizada. Es decir, gestionar de forma centralizada, desde el Departamento de Compras, de todas las compras de productos y servicios, desde el momento en que se empieza el proceso de licitación hasta la recepción de las facturas y el pago.
- El Director de Compras define el Plan Anual de Compras, basándose en el presupuesto de gastos. De esta manera podrá hacer una planificación de todas las compras del año.
- El Director de Compras, siguiendo el calendario definido en la planificación comenzará y desarrollará todo el proceso completo de las compras y licitaciones hasta el momento de la adjudicación y confección y firma del contrato.
- El Director de Compras controlará el proceso completo de recepción de facturas del proveedor, validará que coincida con su planificación y gestionará la aprobación de todas las áreas involucradas, antes de enviarla a contabilidad.
Estas acciones están centralizadas en el Director de Compras, dado que es quien es capaz de gestionar todo el Presupuesto General de Gastos, El Plan Anual de Compras, posee toda la información de los Proveedores, conoce todos los contratos y es el responsable del proceso completo de aprobación de las facturas, hasta su contabilización.
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